Faça um arquivo (no computador, ou num caderno) anotando todos os passos
do planejamento. Este é o primeiro passo, e o mais importante! Escreva
tudo o que você vai precisar fazer, na forma de Check List (ver modelo
abaixo).
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos,
mais vai diluir os gastos. Porque todos os fornecedores exigem pagamento
até a data do evento.
2/3 meses antes do grande dia! • Escolha um tema.
• Faça uma lista de convidados.
• Escolha uma data e hora.
• Decida se será em local aberto ou fechado.
•
Decida se você vai fazer a festa em casa, salão de festas, num clube,
ou numa casa de festas, e reserve (se a festa for em casa de festas,
melhor fazer a reserva de 6 a 3 meses antes, para não correr o risco de
já estar reservado para a sua data).
• Decidir sobre as atividades do
dia: o tempo para comer, jogos, brincadeiras, animação, balão para
estourar com lembrancinhas. Não esqueça, festa de criança precisa de
diversão. Não se deve fazer festa de criança sem animação ou
brincadeiras, pois crianças não vão às festas para ver a decoração ou
comer. Diversão é fundamental!
• Enviar um “guarde a data” por email para os convidados, já informando a data e horário da festa.
• Encomendar os convites.
• Encomendar as lembrancinhas se você escolher produtos personalizados ou mais sofisticados e que precisem ser feitos à mão.
1 mês antes do grande dia! • Enviar os convites,
pedindo que as pessoas confirmem a presença. Coloque uma lista das
pessoas que você convidou ao lado do telefone para gravar as respostas.
Melhor ainda, use o sistema de email para enviar uma cópia digital do
convite e já pedir as confirmações. Fica super prático!
•
Comprar/encomendar suprimentos, incluindo lembrancinhas, decoração,
descartáveis, enfeites (isopor, painéis, toalhas, enfeites de mesa,
balões).
• Contrate o entretenimento, sempre com contrato escrito e
recibo (ou seja, DJ, mágico, palhaço, cama elástica, piscina de
bolinhas, pintura artística, contação de história, escultura de balões,
apresentação de personagens etc.)
•
Certifique-se de que comprou/alugou todos os ingredientes das
brincadeiras que pretende fazer (por exemplo, lembrancinhas do balão
para estourar, folhas de desenhos para colorir, brindes para distribuir
como colares pisca pisca, máscaras, maracas etc).
• Se a festa for
feita em casa, solicitar já a ajuda de familiares e amigos (para arrumar
as mesas, limpar, ajudar nos jogos, tirar fotos, atender
telefones/interfones e portas, colocar nome nos presentes, entregar
lembrancinhas).
• Se a festa for em casa de festas, confirmar todos os serviços (inclusive o número de garçons)
.
Duas semanas antes do grande dia! • Se você ainda não recebeu nenhum RSVPs, envie um email para confirmar as presenças.
• Escolha prêmios e brindes para os jogos.
• Encomende o bolo e escolha/compre a vela.
• Encomende a comida (salgados e doces).
Uma semana antes do grande dia! • envie um email para os convidados, para lembra-los do grande dia, com indicações do endereço.
• Compre cartões de memória, baterias, tudo que for necessário para registrar a festa, e peça câmera emprestada se for o caso.
• Compre os ingredientes da comida se for fazer em casa.
•
Verifique se você tem lembrancinhas suficientes de acordo com as
confirmações. O ideal é ter sempre lembrancinhas a mais, pois algumas
pessoas levais mais do que uma, ou ainda levam algum amiguinho do filho
junto. O ideal é 15% de sobra, para não correr o risco de alguém ficar
sem lembrancinha. Conte uma por criança (e não por família), e também
pense em lembrancinhas para quem não tem filhos.
• Prepare todas as brincadeiras.
•
Confirme com os familiares e amigos ajudantes se ainda vão poder
participar e quais serão suas funções (uma das funções mais importantes e
que precisa ser bem combinada é a da pessoa responsável por tirar as
fotografias).
Um dia antes do grande dia! Para festas em casa, prepare a
comida com antecedência. Se alguma coisa não pode ser cozida com
antecedência e requentada, agora é a hora de fazê-la. Quanto mais ajuda
você tiver, menos trabalho e stress. Se puder, contrate ajudantes. À
noite, quando tudo estiver pronto, limpe a casa e comece a decoração do
que for possível. Se for decorar com balões, tenta já deixar tudo
pronto, e compre uma bomba pequena (nada de encher balão com a boca!).
Se
você alugou um salão ou casa de festas, geralmente você pode pedir para
entrar na noite anterior, desde que não tenham um evento antes do seu.
Faça
tudo o que puder nesse dia, para sobrar um tempinho para você se
arrumar antes da festa! Afinal, você não quer parecer cansada e acabada
no grande dia, não é mesmo!
No grande dia! • Peça para alguém pegar o bolo.
• Se não tiver ainda enchido os balões, faça isso de seis a quatro horas antes do evento (não deixe pra última hora).
•
Verifique se há alguma comida nas mesas para os convidados irem
beliscando desde o início da festa (nunca deixe toda a comida para
depois dos parabéns, porque ninguém aguenta ficar uma ou duas horas
esperando para comer).
• Na hora da festa, deixe as bebidas disponíveis (se não tiver garçon)
• Arrume as crianças, e depois se arrume, próximo do horário da festa.
•
Verifique com familiares e amigos se está tudo em ordem para suas
funções (receber presentes, tirar fotos, servir a comida etc).
• DIVIRTA-SE!
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